انواع فرآیند و ارزیابی آنها در مدیریت و کنترل کیفیت استریلیزاسیون
در این مقاله قصد داریم به انواع فرآیند و ارزیابی آنها در مدیریت و کنترل کیفیت استریلیزاسیون بپردازیم با ما همزاه باشید
انواع فرآیند
فرآیندهای اصلی، شامل: رویههای ارزشآفرین مستقیم و غیرمستقیم شرکت است که به عنوان موجودیتی واحد، مشاهده و مدیریت میشود. فرآیندهای اصلی، به این علت با چنین نامی خوانده میشود که تجارت اصلی واحد سازمانی را تعریف میکند. میتوان با پرسیدن این سوال که: «… با چه چیزی پول خود را به دست میآوریم؟»، نیز به ایدهای از فرآیندهای اساسی دست یافت.
نمونههایی از فرآیندهای اصلی معمول در RUMED عبارتاند از:
- پردازش مجدد لوازم استریل
- پردازشهای با بخار
- پردازشهای گازی
- احتمالاً توزیع لباسهای کثیف
- پردازش مجدد برای سایر واحدهای سازمانی
- غیره.
فرآیندهای پشتیبانی، رویههایی هستند که در سازمان آشکار میشوند و به طور مستقیم از فرآیندهای اصلی تعریف شده پشتیبانی میکنند.
نمونههایی از فرآیندهای پشتیبانی معمول عبارتاند از:
- انبارداری
- تدارکات
- سرویس و نگهداری
- آموزش، توسعۀ حرفهای مستمر
- غیره.
فرآیندهای مدیریتی، رویههایی هستند که در سازمان آشکار میشوند و به هدایت شرکت یا واحد سازمانی کمک میکنند.
نمونههایی از فرآیندهای مدیریتی عبارتاند از:
- مدیریت RUMED
- برنامهریزی منابع
- برنامهریزی منابع انسانی
- برنامهریزی فعالیت
- اقدامات اصلاحی
- فرآیند کنترل
- کنترل مالی
- کنترل فرآیند
- مدیریت اسناد
- مدیریت ثبت دادهها و غیره
تعریف فرآیند
حال به تعریف فرآیند میرسیم:
مدیریت فرآیند؛ QM بر اساس ONR 112069
فرآیند چیست؟
فرآیند؛ سیستمی از فعالیتها است که از منابع برای تبدیل ورودیها به خروجیها استفاده میکند.
| محرک | ورودی | ||
| مخاطب | فعالیت 1 | فعالیت n | مخاطب |
| تأمینکننده | شرایط ورودی | اهداف فرآیند | |
| پیششرطها | خروجی | بهرهوری | |
| کیفیت | |||
| هزینهها | |||
| اطلاعات | ایجاد ارزش | ||
| مواد / منابع | مربوط به خطا | ||
| هزینهها | |||
| زمان |
طرح اصلی فرآیند
در اینجا باید در نظر داشت که همیشه دو خط در یک فرآیند وجود دارد:
1) جزء ارزشآفرین، یعنی کنار هم قرار دادن فعالیتهایی که در نهایت، به نتیجۀ فرآیند کمک میکند (در مورد فرآیند پردازش مجدد، به لوازم استریل)
2) زنجیرۀ اطلاعاتی که به موازات مراحل اقدام اجرا میشود (که به عنوان مثال: در فرآیند پردازش مجدد به شکل مقالات همراه مشاهده میگردد).
با استفاده از فرم ارائه شده در زیر و آنالیز فرآیند فوقالذکر، میتوان عناصر جزئی فرآیند را بررسی کرد.
فرم توسعۀ فرآیند
| نام فرآیند: | کد: |
| فرآیند اصلی مربوطه | تعداد فرآیندهای اجرا شدۀ سالانه |
| محرک، ورودی: | خارجی: |
| چه چیزی فرآیند را به راه میاندازد، چه اطلاعات و ضمیمههایی در دسترس است؟ | چه چیزی به عنوان نتیجۀ نهایی فرآیند در دسترس است؟ |
| اهداف | |
| فرآیند باید چه آوردهای داشته باشد؟ | |
| اندازهگیری فرایند: | |
| کیفیت فرآیند با کدام ویژگیهای کلیدی اندازهگیری میشود؟ | |
| نقشها (چه افرادی دخیل هستند): | |
| چه کسی دخیل است؟ | |
| رابطها: | |
| نقاط متقاطع یا وابستگیها / روابط زمینهای مربوط به کدام فرآیندهاست؟ | |
| توصیف فرآیند: | |
| وظایف اصلی ضروری برای دستیابی به اهداف فرآیند چه هستند؟ | |
ارزیابی فرآیندها
رویه:
- تعیین وضعیت موجود => ما که هستیم؟ در کجا قرار داریم؟ (آنالیز نقاط قوت / ضعف، خطرات و شانسهای آینده)
- ماموریت، سیاستهای Q => مأموریت ما چیست؟ مخاطب چه انتظاری میتواند داشته باشد؟
- تدوین استراتژی => میخواهیم چگونه به آنجا برسیم؟
- تعیین فرآیندهای اصلی
- به تصویر کشیدن رویههای واقعی => روند فرآیند فعلی چیست؟
- مدلسازی مدل فرآیند کلی => برای سیستم مدیریت جهانی باید کدام فرآیندها را در نظر داشت؟
- مدلسازی رویههای هدف => چه جایگزینهایی برای بهبود فرآیند وجود دارد؟
- تعیین فرد مسئول فرآیند و تعریف پارامترهای فرآیند
- نظارت و کنترل => فرآیند چگونه اجرا میشود و چگونه میتوان آن را به میزان بیشتری تقویت کرد؟
- هدایت سازمان از طریق مدیریت فرآیند کاربردی
ارزیابی باید به طور خاص، جنبههای زیر را در نظر بگیرد:
- امکانسنجی اقتصادی: دستورالعملها باید واضح و بدون ابهام باشد و سطح جزئیات باید به گونهای باشد که دستورالعملها در خدمت کارکنان باشد.
- اثربخشی اجتماعی: دستورالعملهای فرآیندی، راهنمای فرآیند تغییر هستند. مشارکت کارکنان در طراحی فرآیند و توسعۀ بیشتر باید در نظر گرفته شود.
مواد کار: باید توجه کافی به رویههای کاری و مواد کاری (IT، محیط کار، مواد کار) معطوف شود.
تصویرسازی فرآیندها
از آنجا که تصویرسازی فرآیند، شامل: کنار هم قرار دادن فعالیتهاست، تصویرسازی در قالب نمودارهای جریان، رایجترین روش موجود میباشد. برای این منظور میتوان از عناصر منطقی فهرست شده در زیر استفاده کرد:
مروری بر اشکال اساسی مورد استفاده برای تصویرسازی نمودارهای جریان
نمونههایی از نمادهای نمودار جریان
* در زیر، روش تصویرسازی سادهای آورده شده است که میتواند بدون کامپیوتر نیز استفاده شود:
شرح تصویر:
- تمام اسناد مورد استفاده، به عنوان مبنای مرحلۀ فرآیند مربوطه (دستورالعملها، چکلیستها، دستورالعملهای تولیدکننده و غیره)، در ستون «پایه» آورده شده است.
- مراحل اقدام مربوطه در ستون «رویه» تعریف شده است.
- میتوان جزئیات اضافی را در ستون «فعالیت» تعریف کرد (چه چیزی باید آزمایش شود، چه معیارهای آزمایشی اعمال میشوند و غیره).
- فرد مسئول این مرحلۀ فرآیند، در ستون «مسئولیتها» (IDPI) تعریف شده است. به لطف تفکیک IDPI، میتوان چندین مسئولیت را به یک مرحله اختصاص داد که به موجب آن، IDPI نشاندهندۀ موارد زیر است:
- الف. I = مسئولیت اجرا
- ب D = مسئولیت تصمیمگیری
- ج P = کارمند دخیل (یعنی کارمندانی که با شخص مسئول اجرا کار میکنند)
- د I = اطلاعات (یعنی چه کسی باید از نتیجه مطلع شود)
- تمامی اسناد (ثبت شده) در ستون «نتیجه»، به عنوان شواهد اجرا فهرست شدهاند.
دو ستون «پایه» و «نتیجه»، زنجیرۀ اطلاعات توصیف شده در بخش 4-6 را تعریف میکنند.
دسترسی به کامپیوتر برای تعریف فرآیند، موارد زیر را با تصویرسازی همراه با جزئیات بیشتر ممکن میسازد، اما ساختار اصلی یکسان است.
نمودار جریان
روش کار با اسناد مشخص شده
تمام تعاریف فرآیند به عنوان اسناد دستورالعمل عمل میکنند، یعنی هر فرآیند از طریق امضای شخص مسئول فرآیند و مدیریت واحد سازمانی منتشر میشود. در صورت ایجاد تغییر در سازمان ساختاری یا رویهای، ابتدا مشخصات فرآیند جدید بلافاصله تعریف و سپس منتشر میشود تا به کارکنان مسئول رعایت آن منتقل گردد.
این رویکرد رویهای، مزایای زیر را از زمان معرفی تعاریف فرآیند به ارمغان میآورد:
- تنظیم سازمان ساختاری و رویهای بر اساس قوانین یکسان
- ایجاد تصویری از سازمان ساختاری و رویهای برای جهان خارج
- ثبت هزینههای کیفیت، اجتناب از هزینههای مرتبط با خطا
- کاهش خطر مسئولیت محصول
- شناسایی پیوندهای ضعیف، انحرافات و مشکلات کیفیت بالقوه
- کنترل فرآیندها، خطرات
- پوشش نیازهای 5 گروه ذینفع
مدیریت فرآیند، ابزاری برای کنترل مدیریت کسب و کار است.
